Kat malikleri toplantısı, kentsel dönüşümde kararın alındığı ve projenin kaderinin belirlendiği yerdir. Doğru hazırlanmış bir toplantıda karar çoğu zaman tek oturumda çıkar.
Kentsel dönüşümün kaderi çoğu zaman tek bir toplantıda belirlenir. İyi hazırlanmış bir toplantı aylarca sürecek tartışmayı bir akşama sığdırabilir; hazırlıksız bir toplantı ise binayı yıllarca bekletebilir.
Toplantı öncesi hazırlık
- Malik listesi: Tapudan güncel malikler ve arsa payları. Miras yoluyla geçen ve intikali yapılmamış paylar.
- Vekâletler: Gelemeyecek malikler için vekâletname. Yurt dışındakiler için konsolosluk ya da apostilli vekâlet.
- Çağrı: Toplantının yeri, tarihi ve gündemi tüm maliklere usulüne uygun ve ispatlanabilir şekilde iletilmelidir.
- Bilgilendirme dosyası: Süreç, destekler, alternatif planlar ve tahmini takvim toplantıdan önce maliklere gönderilmelidir.
Arsa payı tablosu
Toplantıdan önce bütün maliklerin güncel arsa paylarını gösteren bir tablo hazırlayın. Tabloda bağımsız bölüm numarası, malik adı, arsa payı ve vekâlet durumu yer almalıdır. Oylama sırasında bu tablo üzerinden toplam pay anlık olarak hesaplanır; böylece kararın alınıp alınmadığı herkesin önünde netleşir. Hesap için: karar yeter sayısı aracı.
Toplantı nerede yapılmalı?
Binanın otoparkı, sığınağı ya da yakındaki bir salon kullanılabilir. Tarafsız bir ortam isteyen malik grupları için ofis toplantı salonları tercih edilir. Biz toplantıları binanızda ya da Ataşehir'deki ofisimizde yapıyoruz; yurt dışındaki malikler çevrim içi bağlanabiliyor.
Önerilen gündem
- Açılış ve divan seçimi
- Riskli yapı raporu ve sürecin anlatılması
- Destekler: Yarısı Bizden, kredi, kira yardımı
- Modeller ve alternatif planlar
- Müteahhit seçimi yöntemi
- Soru cevap
- Oylama ve karar
- Tutanağın okunması ve imzası
Süre planı
Gündemi 90–120 dakikayla sınırlamak katılımı artırır. Örneğin: süreç ve destekler 20 dakika, alternatif planlar 25 dakika, müteahhit seçimi yöntemi 15 dakika, sorular 30 dakika, oylama ve tutanak 20 dakika. Teknik ayrıntılar toplantıdan önce gönderilen dosyada yer alırsa toplantı karar odaklı kalır.
Örnek toplantı çağrısı
Çağrının bütün maliklere iadeli taahhütlü mektup, noter ya da imza karşılığı elden teslim gibi ispatlanabilir bir yolla gönderilmesi önerilir. Yurt dışındaki maliklere e-posta ile de bilgi verilmelidir.
Oylama ve karar
Riskli yapılarda karar, hisseleri oranında en az salt çoğunlukla alınır. Oylar arsa paylarıyla birlikte tutanağa işlenir. Karar metninde neyin kararlaştırıldığı (yapım şekli, model, müteahhit seçimi yöntemi, temsilci) açıkça yazılmalıdır.
Tutanakta neler olmalı?
- Toplantının yeri, tarihi ve saati
- Katılan maliklerin ad, bağımsız bölüm ve arsa payları
- Vekâleten katılanlar ve vekâlet bilgileri
- Gündem maddeleri ve alınan kararlar
- Olumlu ve olumsuz oyların arsa payı toplamları
- İmzalar
Tek toplantıda karar çıkmazsa
Her bina ilk toplantıda karar vermez. Bu durumda ikinci toplantıdan önce itiraz eden maliklerle tek tek görüşmek, kaygılarını yazılı olarak toplamak ve cevaplarını ikinci toplantının gündemine koymak en etkili yoldur. Kaygılar çoğu zaman üç başlıkta toplanır: daire konumu, ek ödeme ve güven. Alternatif plan setleri ilk iki konuyu, MGS güvenceleri ve sözleşme taslağı üçüncü konuyu cevaplar. Uzlaşma sağlanamazsa kanundaki usul işletilir: karara katılmayan malik.
Toplantıdan sonra
- Tutanak bütün maliklere yazılı olarak gönderilir.
- Karara katılmayan maliklere bildirim yapılır ve süre tanınır.
- Malik temsilcisi ya da yönetim kurulu yetkilendirilir.
- Müteahhit teklif süreci ya da yapım hazırlığı başlatılır.
- Destek başvuruları için belge listesi her malike iletilir.
Toplantıyı hızlandıran yöntemler
- Daire dağılımında puanlama ya da kura gibi şeffaf yöntemler
- Tekliflerin tek bir karşılaştırma tablosunda sunulması
- Her sorunun kayda alınıp yazılı cevaplanması
- Mimar, avukat ve proje yöneticisinin toplantıda birlikte bulunması
Kat malikleri toplantısı hizmetimizde çağrıdan tutanağa kadar tüm süreci yürütürüz.
Kat malikleri toplantısı sunumunda neler gösterilmeli?
Malikler karar verirken önlerinde somut rakamlar ve görseller görmek ister. Sunum şu bölümlerden oluşmalıdır:
1. Binanın bugünkü durumu
Riskli yapı raporunun özeti, binanın yaşı, mevcut daire ve dükkân sayısı, arsa payı tablosu.
2. İmar hakkı
Net arsa, emsal ve TAKS değerleri; yeni binada yapılabilecek toplam alan. Bu bölüm imar hakkı hesaplama aracının çıktısıyla desteklenebilir.
3. Alternatif planlar
En az iki plan seti: daire büyüklüklerinin korunduğu ve daire sayısının artırıldığı senaryolar. Her malikin yeni dairesinin metrekaresi ve kat planındaki yeri gösterilir.
4. Model ve maliyet
Kat karşılığı, malik finansmanlı ve destekli modellerin her malik için sonucu: yeni daire alanı, ek ödeme ya da kalan m².
5. Destekler
Kira yardımı, Yarısı Bizden ve dönüşüm kredisinin bu binaya uygulanmış hali.
6. Takvim ve güvenceler
Kararın alınmasından iskâna kadar tahmini takvim ve maliklerin haklarını koruyan güvenceler.
Oylamadan önce son kontrol
Toplantıya katılanların arsa payları toplamı salt çoğunluğu sağlıyor mu? Bunu toplantı sırasında karar yeter sayısı aracıyla anlık olarak kontrol edebilirsiniz. Toplantının hazırlanması ve yönetimi için kat malikleri toplantısı hizmetimize bakın.
Online katılım ve kayıt
Yurt dışındaki ya da toplantıya gelemeyen malikler için toplantının görüntülü yayımlanması katılımı artırır. Oylamada ise maliklerin kimliğinin ve arsa payının tartışmasız olması gerekir; bu yüzden online katılan malikin oyu ya vekili aracılığıyla ya da ayrıca imzalanan muvafakatname ile kayda geçirilmelidir. Toplantının ses veya görüntü kaydının alınacaksa, bunun toplantı başında katılımcılara bildirilmesi gerekir.